Conditions générales
de vente

PREAMBULE

Anne-Sophie PINAULT, exerçant sous la forme d’entreprise individuelle dont le siège social est situé 1235 route de Bonzac 33910 Saint-Martin-du-Bois, enregistrée au Registre du commerce et des sociétés de Libourne sous le numéro 988 323 028 (ci-après dénommée « l’Agence ») propose un service d’organisation d’événements privés pour particuliers (mariages, anniversaires de mariage, cérémonie laïque ou tout autre évènement privé). L’Agence exerce sous la dénomination commerciale « L’ENVOLEE DU MOMENT ».

Le contrat (ci-après dénommé le « Contrat ») que les clients (ci-après dénommés les « Clients ») s’apprêtent à signer avec l’Agence est composé :

  • Du /des devis accepté(s) par les Clients ;
  • Du présent document et de son annexe (ci-après dénommées les « Conditions Générales») : il s’agit des principales dispositions applicables aux services proposés par l’Agence (ci-après les « Services ») ; et
  • De conditions particulières (ci-après dénommés les « Conditions Particulières») précisant le contenu des Services commandés et leur prix.

Toute modification du Contrat ne pourra intervenir qu’après accord mutuel entre l’Agence et les Clients.

En cas de contradiction entres les présentes Conditions Générales et les Conditions Particulières, les Conditions Particulières prévaudront.

En cas de contradiction entres les Conditions Particulières et le devis, le dernier devis prévaudra.

1.1 Signature du Contrat

Les Services ne seront définitivement commandés auprès de l’Agence qu’après signature du Contrat par les Clients et paiement effectif du premier acompte dont le montant est indiqué dans les Conditions Particulières.

1.2 Droit de rétractation en cas de contrat conclu à distance

  1. Procédure de rétractation

Pour les contrats conclus à distance ou hors établissement, les Clients disposent, en application de l’article L. 221-18 du Code de la consommation, du droit de se rétracter dans un délai de quatorze (14) jours à compter de la signature, en renvoyant à l’Agence le bulletin disponible en bas des présentes Conditions Générales.

Les Clients sont toutefois informés du fait que le Contrat conclu dans le cadre d’une foire ou d’un salon n’ouvre pas droit à rétractation.

  1. Situation dans laquelle des sommes sont retenues en cas de rétractation des Clients

En cas de rétractation sous 14 jours, les Clients seront en principe entièrement remboursés de l’acompte versé.

Toutefois, en application de l’article L. 221-25 du Code de la consommation, si les Clients ont expressément demandé par écrit à ce que l’exécution des Services commence avant la fin du délai de rétractation de 14 jours, ils seront alors redevables d’une somme de 300 euros pour couvrir le travail réalisé par l’Agence avant leur rétractation (exemple : si un contrat est signé le 1er janvier, pour lequel l’Agence commence à travailler le 2 janvier à la demande expresse des Clients et dont ces derniers se rétracteraient le 14 janvier ou avant cette date, la somme de 300 euros sera retenue par l’Agence).

2.1. Description des Services proposés 

L’Agence propose :

  1. Un Service d’organisation d’évènement privé (mariages, unions laïques, baptême, anniversaires de mariage ou tout autre type d’évènement privé) :
  • Le contenu exact de la mission de l’Agence sera défini dans les Conditions Particulières selon les besoins des Clients (il peut s’agir d’une organisation dite de A à Z, d’une seule recherche de prestataires ou d’une simple coordination du Jour J etc.) ;
  • Concernant la signature des contrats des prestataires intervenant sur l’évènement et le paiement de leurs factures : lorsque les Clients auront validé leur choix de prestataires (DJ, traiteur, autres), ils signeront directement leurs devis/contrats (l’Agence n’étant pas chargée de signer à leur place) et seront responsables du paiement de leurs factures.
  • Si la recherche de prestataires lui est confiée, l’Agence s’efforcera de soumettre aux Clients des fournisseurs/prestataires dont les conditions tarifaires satisfont leurs exigences budgétaires. Toutefois, si les Clients devaient privilégier les tarifs les plus bas, cette information devra être expressément communiquée à l’Agence (à défaut, l’Agence ne proposera pas nécessairement les prestataires les moins chers mais ceux qui offrent le meilleur rapport qualité-prix ou qui satisfont au mieux les intérêts des Clients).
  1. Un Service d’office de cérémonie laïque :
  • L’intégralité du matériel de décoration, de rituel ou de sonorisation souhaité par les Clients devra être commandé, payé et installé par leurs soins, l’Agence ne mettant à disposition aucun mobilier si aucun matériel.
  • L’Agence arrivera par principe 2 heures avant le début de la cérémonie et le Service prendra fin juste après l’office.

Chaque évènement étant conçu sur-mesure, le déroulé sera discuté entre les Parties lors de réunions de travail dédiées (en présentiel ou visioconférences).

Eu égard à la coopération nécessaire de tiers, les Services de l’Agence représentent une obligation de moyens et non de résultat.

2.2. Absence de responsabilité de l’Agence en cas de défaillance d’un prestataire / de la famille intervenant sur l’évènement / de hausse des prix des prestataires

L’Agence, qui reste pleinement et entièrement responsable de ses propres obligations prévues dans ce Contrat, ne sera pas responsable des éventuelles défaillances ou inexécutions des prestataires intervenant sur l’évènement (et elle ne sera pas chargée de négocier d’éventuelles réductions des prix des prestataires à ce titre).

De plus, sa responsabilité ne pourra pas être recherchée (et ce, quand bien même l’Agence aurait accepté de les coordonner pour le jour de l’évènement) concernant : 

  • L’éventuelle défaillance d’un prestataire qui n’aurait pas été sélectionné par elle ; ou
  • L’intervention ou la défaillance d’un témoin / membre de l’entourage ou de la famille des Clients.

2.3. Absence de responsabilité de l’Agence en cas de modification des tarifs des prestataires 

L’Agence n’est pas responsable de la fixation des tarifs des prestataires / fournisseurs, ni des éventuelles hausses, et ce qu’elle qu’en soit la cause.

3.1. Conditions de paiement du prix des Services

Le prix des Services est payable en euros et exclusivement dans cette monnaie, quelle que soit la nationalité des Clients ou le lieu de l’événement.

Les sommes seront réglées selon les acomptes détaillés dans les Conditions Particulières.

Aucun escompte (réduction de prix) n’est consenti en cas de paiement comptant ou anticipé.

3.2 Frais additionnels

  1. Modification des Services commandés:

Toute modification des Services commandés (ajout ou changement de prestation, changement de lieu ou toute autre modification) donnera lieu à l’établissement d’un nouveau devis pour définir les modifications et les frais supplémentaires induits par la charge de travail additionnelle.

En outre, les Clients sont informés que tout demande additionnelle pourra nécessiter l’intervention (et donc la facturation) de personnel supplémentaire pour assurer la réussite de l’évènement.

  1. Frais de déplacement :

L’Agence refacturera aux Clients, en plus du prix des Services, les frais de déplacement, à savoir :

  • Train;
  • Avion ;
  • Voiture : les frais de péage et de carburant seront refacturés pour tout trajet au-delà de 50 kilomètres autour du siège social de l’Agence (au barème prévu sur le site du Trésor Public).
  1. Hébergement :

Les éventuels frais d’hébergement de l’Agence (en hôtel de catégorie moyenne) nécessaires, le cas échéant, seront refacturés aux Clients.

3.3. Pénalités de retard de paiement

Toute somme due qui ne serait pas payée à l’échéance prévue entraînera l’application de pénalités de retard, égales à trois fois le taux d’intérêt légal qui sera en vigueur au jour de la réception, par les Clients, de la mise en demeure de payer adressée par l’Agence.

4.1. Obligation de coopération

Afin que les Services de l’Agence soient rendus dans les meilleures conditions, la collaboration des Clients est indispensable :

  • Les Clients tiendront ainsi à la disposition de l’Agence toutes les informations nécessaires à la poursuite de ses Services (leurs souhaits précis, les contacts des témoins et autres invités si cela est nécessaire à la préparation de l’évènement, le contact de l’équipe en charge du son, en cas de seule cérémonie laïque, afin que l’Agence puisse faire en avance des essais de son et micro pour la cérémonie).
  • Les Clients s’engagent en outre à répondre à toutes les demandes de validation (exemple : validation d’un devis) dans les délais indiqués par l’Agence.

L’absence de collaboration des Clients sera prise en compte en cas de problème dans l’exécution du Service de l’Agence.

4.2. Obligation d’obtenir l’intégralité des autorisations liées à la tenue de la cérémonie

Les Clients resteront en charge de l’obtention et du paiement de toutes les autorisations qui pourraient s’avérer nécessaires pour la tenue de leur évènement (autorisations administratives, feux d’artifice ou toutes autres démarches de demande d’autorisation). L’Agence n’engagera pas sa responsabilité si les Clients décident, malgré les avertissements de l’Agence, de tenir un évènement sans avoir obtenu les autorisations applicables.

4.3. Hygiène et sécurité

Il revient aux Clients la responsabilité de suivre et de faire suivre par leurs invités l’ensemble des règles légales et réglementaires applicables à leur évènement, en ce compris toutes les règles sanitaires et d’hygiène liées aux épidémies ou aux pandémies.

5.1. Cas de report

Si les Clients souhaitent reporter la date initialement fixée pour la cérémonie, ils devront en aviser l’Agence dès que possible et par écrit.

En cas de report, un forfait de 500 (cinq cents) euros sera facturé en plus du prix initial des Services, en échange du travail supplémentaire rendu nécessaire par le report (information / recherche de nouveaux prestataires etc.) et pour compenser le manque à gagner pour l’Agence du fait de l’indisponibilité de la date initiale pour d’autres évènements.

  1. Indisponibilité de l’Agence à la nouvelle date choisie par les Clients 

L’Agence fera ses meilleurs efforts pour assurer sa prestation à la nouvelle date proposée par les Clients.  Toutefois, elle ne verra pas sa responsabilité engagée si elle ne parvient pas à être disponible à la nouvelle date souhaitée.

Si les Clients devaient définitivement choisir une date à laquelle l’Agence avait déjà indiqué ne pas être disponible, leur choix sera interprété comme une résiliation unilatérale du Contrat entraînant les conséquences prévues à l’article 7.2 ci-dessous.

6.1. Définition de la force majeure

De façon expresse, sont considérés comme des cas de force majeure au sens du présent Contrat les faits suivants dès lors qu’ils affectent les lieux de l’événement : les guerres, les intempéries exceptionnelles, les catastrophes naturelles, les explosions, les incendies, les inondations, les attentats.

Il est expressément convenu que ne sont pas des cas de force majeure au sens du présent Contrat :

  • Les grèves ;
  • Les guerres n’affectant pas les lieux de l’événement ;
  • Les épidémies, les pandémies et autres crises sanitaires ainsi que leurs conséquences légales ou réglementaires (entre autres fermetures, confinement, couvre-feu).

Les parties s’informeront, dès que possible, de la survenance d’un cas de force majeure tel que décrit ci-dessus et se consulteront de bonne foi sur les mesures à prendre pour remédier aux conséquences qui pourraient en résulter.

6.2. Conséquences de la survenance d’un cas de force majeure

La survenance d’un cas de force majeure tel que défini à l’article 6.1 ci-dessus :

  • Entraîne dans un premier temps la suspension des obligations des parties pour une durée ne pouvant excéder un an ;
  • Dès que l’empêchement dû à la force majeure aura cessé, les obligations des parties reprendront vigueur pour la totalité de celles non réalisées avant la suspension ;
  • Si l’empêchement dû à la force majeure n’a pas cessé après le délai d’un an, le Contrat pourra être résilié par écrit à l’initiative de l’une ou l’autre des parties.

Pour rappel, la résiliation consiste à mettre fin au Contrat à partir d’une date donnée (mais sans annuler ce qui a déjà été exécuté).

7.1.      Résiliation anticipée décidée mutuellement par les parties

Le Contrat sera en principe exécuté par chaque partie (c’est-à-dire, paiement du prix par les Clients et exécution des Services par l’Agence) jusqu’à son terme, sauf si elles décident, d’un commun accord, d’y mettre fin.

En cas de résiliation anticipée du Contrat par accord mutuel :

  • Les parties fixeront le point de départ de la résiliation (afin de prévoir quelles prestations devront encore être finalisées) ;
  • Les acomptes versés par les Clients avant la résiliation resteront acquis à l’Agence et ne seront pas remboursés ;
  • Les acomptes dus au jour de la résiliation mais non réglés seront payés à l’Agence au prorata du travail déjà exécuté avant la ré

7.2.      Résiliation unilatérale du Contrat à la seule initiative des Clients

  1. Cas de résiliation unilatérale du Contrat à l’initiative des Clients

Le Contrat pourra être résilié sans motif à l’initiative des Clients (par exemple en cas d’annulation de l’évènement), au moyen d’un email avec accusé de lecture indiquant de façon expresse et non équivoque leur souhait de résilier. La résiliation unilatérale sera effective à réception, par l’Agence, du courriel des Clients.

En cas de non-réponse à une sollicitation/demande de validation de l’Agence, le silence prolongé des Clients pendant 3 (trois) mois ou plus sera interprété comme une résiliation du Contrat à l’initiative des Clients.

  1. Conséquences de la résiliation unilatérale du Contrat à l’initiative des Clients

En cas de résiliation à la seule initiative des Clients :

  • L’Agence sera déchargée de ses obligations envers les Clients à partir de la réception du courriel lui notifiant la résiliation ;
  • Les acomptes payés avant la résiliation unilatérale resteront en tout état de cause acquis à l’Agence et ne seront pas remboursés ;
  • Les acomptes dus mais non réglés devront être payés sans délai ;
  • Les éventuels frais de déplacement et d’hébergement qui auraient déjà été payés (et qui seraient non remboursables) seront immédiatement exigibles ;
  • En cas de résiliation un (1) mois ou moins avant la date de l’événement, 100 % (cent pour cent) du prix total convenu sera dû par les Clients et sera exigible au jour de la ré

7.3.      Résiliation unilatérale du Contrat à l’initiative de l’Agence

  1. Cas limités de résiliation unilatérale du Contrat à l’initiative de l’Agence

L’Agence pourra résilier le Contrat uniquement dans les cas suivants, par courriel avec accusé de lecture adressé aux Clients et indiquant une durée de préavis raisonnable qui ne pourra être inférieure à 15 (quinze) jours :

  • Non-respect par les Clients, après une mise en demeure restée infructueuse, des échéances d’acomptes relatifs au paiement des Services ;
  • Comportement ou demande des Clients rendant l’exécution des Services strictement impossible à gérer ou dangereuse pour l’Agence (en ce compris des injures répétées, attouchements, demandes contraires à la loi / aux bonnes mœurs ou mettant en danger la santé).
  1. Conséquences de la résiliation unilatérale du Contrat à l’initiative de l’Agence

En cas de résiliation unilatérale à l’initiative de l’Agence comme décrit au paragraphe A) ci-dessus :

  • L’Agence sera déchargée de ses obligations envers les Clients au titre du présent Contrat à l’issue de la durée de préavis indiqué dans son courriel de notification ;
  • Les acomptes dus par les Clients avant la résiliation unilatérale resteront en tout état de cause acquis à l’Agence (et devront être réglés sans délai si tel n’a pas encore été le cas).

7.3. Indépendance entre la résiliation du Contrat et les accords signés avec les autres fournisseurs 

Dans tous les cas de résiliation (à l’initiative des Clients ou de l’Agence) le remboursement des éventuelles sommes payées par les Clients aux prestataires de l’évènement reste exclusivement soumis aux conditions prévues dans l’accord signé entre les Clients et lesdits prestataires. L’Agence n’est ainsi pas chargée de négocier pour récupérer les acomptes que les Clients auraient versé aux fournisseurs (traiteur, DJ, autres) et n’engage pas sa responsabilité à ce titre.

En cas de non-respect de ses engagements par l’une des parties au Contrat, l’autre partie pourra temporairement suspendre l’exécution de ses propres obligations.  

L’Agence pourra éventuellement mettre en œuvre des traitements de données à caractère personnel (identité des Clients, leur coordonnées bancaires, adresse, éléments de leur vie personnelle pour les stricts besoins de la préparation de la cérémonie, restrictions alimentaires, ce que les Clients acceptent expressément) ayant pour bases et finalités :

  1. L’intérêt légitime de l’Agence, lorsque l’entreprise poursuit les finalités suivantes :
    • Prospection et animation ;
    • Gestion de la relation avec les Clients et prospects.
  1. Le respect d’obligations légales et réglementaires, lorsqu’est mis en œuvre un traitement ayant pour finalité :
    • La facturation ; ou
    • La comptabilité.

L’Agence, en tant que responsable du traitement et conformément au règlement général sur la protection des données – dit RGPD – et à la loi dite Informatique et Libertés prend toutes les dispositions utiles afin d’assurer la protection, l’intégrité et la conservation des données détenues dans le cadre de la réalisation des Services.

L’Agence ne conserve les données que pour la durée nécessaire aux opérations pour lesquelles elles ont été collectées ainsi que dans le respect de la réglementation en vigueur. A cet égard, les données des Clients transmises par ces derniers, collectées et détenues pour réaliser la prestation, sont conservées pendant la durée des relations contractuelles augmentée d’un an à des fins commerciales, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription. En matière de comptabilité, elles sont conservées 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable. Les données des prospects sont détruites après une durée de 3 ans suivant leur collecte.

Les données traitées sont destinées aux personnels habilités travaillant pour l’Agence ainsi qu’à ses fournisseurs (dans la stricte limitation de la nécessité du traitement de la prestation) et certains tiers (autorités de contrôle…).

Dans les conditions définies par la loi dite informatique et libertés et par le règlement européen sur la protection des données – RGPD, les personnes physiques disposent d’un droit d’accès aux données les concernant, de rectification, d’interrogation, de limitation, de portabilité, d’effacement de leurs données.

Dès lors que cela ne s’oppose pas à la finalité du traitement, les personnes concernées par les traitements mis en œuvre disposent également d’un droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à leur situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel ayant comme base juridique l’intérêt légitime de l’Agence ainsi que d’un droit d’opposition à la prospection commerciale.

Elles disposent également du droit de définir des directives définissant la manière dont elles entendent que soient exercés les droits mentionnés ci-dessus, en envoyant un courrier électronique au responsable de traitement, Anne-Sophie PINAULT, à l’adresse email annesophiepinault@hotmail.com,  accompagné d’une copie d’un titre d’identité.

Le responsable du traitement doit apporter une réponse dans un délai maximum d’un mois. En cas de refus de faire droit à la demande, celui-ci doit être motivé. Dans ce cas, les personnes concernées peuvent introduire une réclamation auprès de la CNIL (3 place de Fontenoy, 75007 Paris, https://www.cnil.fr/) ou saisir une autorité judiciaire.

Les Clients autorisent expressément l’Agence à demander au photographe de l’évènement de lui adresser les photos et vidéos représentant leur image et l’autorise à les utiliser sans contrepartie financière, étant entendu que l’utilisation se fera, en tout état de cause, dans le respect du règlement général sur la protection des données (dit RGPD) et de la loi dite Informatique et Libertés et uniquement sur son site internet et ses réseaux sociaux professionnels.

L’Agence demandera le consentement des invités du mariage dont elle souhaite utiliser les photos.

L’Agence pourra, après avoir dûment informé les Clients, sous-traiter tout ou partie de ses Services dans les cas suivants :

  • En cas de report de date souhaité par les Clients sur une date à laquelle l’Agence n’est pas disponible.
  • En cas d’indisponibilité manifeste de sa part (hospitalisation par exemple ou évènement grave de dernière minute): l’Agence aura pris ses dispositions pour essayer de faire en sorte que les Clients soient prévenus de son indisponibilité par un tiers et qu’un sous-traitant leur soit présenté (cette obligation étant une obligation de moyen et non de résultat).

Chaque partie au présent Contrat sera responsable uniquement de son propre fait. Ainsi, la responsabilité délictuelle d’une partie ne pourra pas être engagée si le fait générateur de responsabilité est imputable à l’autre partie ou à un tiers (vol, dommage du fait des autres fournisseurs …).

L’Agence est assurée auprès de ORUS RCP N°RCPH278432061 pour sa responsabilité civile professionnelle.

Au cas où une stipulation du Contrat est ou deviendrait illégale, nulle ou inopposable, ceci ne portera pas atteinte à la licéité, à la validité ou à l’opposabilité des autres stipulations du Contrat. La disposition inapplicable devra alors être remplacée par une autre clause valable.

Le Contrat est soumis au droit français.

S’il devait faire l’objet d’une traduction vers une autre langue et qu’une incohérence devait survenir entre les versions, la version française du Contrat prévaudra en cas de litige.

En cas de litige sur la validité, l’interprétation ou l’exécution du Contrat, les Clients peuvent saisir gratuitement le CNPM, centre de médiation de la consommation pour tenter de parvenir à un accord amiable. La réclamation peut être adressée sur le site suivant : https://cnpm-mediation-consommation.eu ou par voie postale en écrivant à : CNPM – MEDIATION – CONSOMMATION – 27 avenue de la libération – 42400 Saint-Chamond.

En cas d’échec de la médiation, le litige sera soumis aux tribunaux compétents dans le ressort de la Cour d’appel de Bordeaux.

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